ALMA — Recepción digital por WhatsApp y CRM clínico en un solo sistema

Qué es ALMA

Una asistente que atiende y un CRM que recuerda. Los dos, en un solo sistema.

ALMA combina una asistente de WhatsApp con inteligencia artificial y un CRM clínico completo, para que una clínica pueda atender, agendar y gestionar pacientes desde un solo lugar. Sin perder consultas por WhatsApp sin responder ni depender de planillas sueltas.

Cada conversación de WhatsApp queda respondida, aunque sea de madrugada.
Lo que Alma agenda aparece al instante en la agenda real del staff.
Pacientes, fichas, precios y cobros viven en el mismo sistema.

Consulta recuperada
WhatsApp · 02:14 · Agendada para el martes

Cómo funciona

De un mensaje de WhatsApp a una hora agendada, sin que nadie transcriba nada.

Alma · Clínicaen línea

Hola, necesito hora para mi hija, tiene un dolor de muela desde ayer 😕

¡Hola! Soy Alma, la asistente de la clínica. Lamento el dolor de tu hija. ¿Qué edad tiene? Así la derivo con la especialista adecuada.

Tiene 7 años

Perfecto, la atiende la Dra. Ruiz, odontopediatra. Tengo hora mañana a las 10:30 o el jueves a las 16:00. ¿Cuál prefieres?

Mañana 10:30 👍

Listo ✅ Hora confirmada para mañana 10:30 con la Dra. Ruiz. Te envío recordatorio esta noche. ¡Que se mejore pronto!

Cita creada en el CRM · Paciente nueva vinculada al grupo familiar

1

Una paciente escribe por WhatsApp

A cualquier hora. Alma responde al instante y mantiene el historial completo de cada conversación.
2

Alma entiende, deriva y agenda

Identifica la necesidad, deriva por especialidad y agenda directamente en el sistema real de la clínica. No en una planilla aparte.
3

El staff lo ve al instante en el CRM

Todo lo que Alma conversa y agenda queda disponible de inmediato para recepción y profesionales. Cero doble digitación.

Módulos

Todo lo que una clínica necesita para funcionar, en un solo lugar.

Nueve módulos conectados entre sí. Lo que se registra en uno queda disponible en los demás.

Alma, asistente de WhatsApp

Recepción digital 24/7. Deriva por especialidad, recupera conversaciones que iban a perderse y mantiene el historial completo de cada conversación.

Pacientes

Ficha centralizada. Detecta automáticamente grupos familiares que comparten teléfono.

Ficha Clínica Digital

Registro clínico, como el odontograma, que nunca se sobrescribe ni se borra. Cumple la retención de 15 años desde el diseño, no como parche.

Catálogo de Servicios y Precios

Todos los servicios con su precio, duración y edad mínima, en un solo lugar. No en la cabeza de alguien.

Profesionales

Staff con su especialidad, horarios y forma de contacto.

Agenda

Calendario real con feriados chilenos integrados y control de conflictos de horario, para que nunca se dupliquen dos citas a la misma hora.

Inventario

Stock crítico bajo control, con acceso restringido a quien corresponde.

Cobros y Presupuestos

Arma presupuestos desde el catálogo real. Precio especial permitido, siempre que quede registrado quién lo autorizó y por qué.

Seguridad

Cada persona entra con su cuenta y rol: recepción, profesional o administración. Nadie ve ni edita más de lo que le corresponde, y cada cambio sensible queda auditado.

El sistema en acción

Así se ve por dentro.

Las mismas pantallas que usa tu equipo todos los días. Sin maquetas, sin promesas.

Agenda semanal de ALMA con citas por profesional y box, feriados chilenos incluidos — Agenda Semanal

Ficha de pacientes de ALMA con detección automática de grupos familiares — Pacientes

Odontograma digital de ALMA por pieza dental, con presupuesto asociado — Odontograma

Inventario de insumos de ALMA organizado por box clínico — Inventario por Box

Caja y cobros de ALMA con presupuestos, abonos y saldos por paciente — Caja & Cobros

Revisión antes de responder

Alma no solo conversa. También se revisa a sí misma.

Antes de que una respuesta llegue a tu paciente, pasa por un segundo control. Si algo no calza con la realidad de tu clínica, la respuesta no sale.

Cada respuesta se verifica antes de enviarse
Horas, precios y profesionales se comparan con tu agenda y tu catálogo reales. Si no coinciden, Alma no lo envía.
Las urgencias pasan de inmediato a recepción
Si un paciente describe dolor intenso, sangrado u otra señal de urgencia, Alma no sigue conversando: avisa a tu equipo en el acto. Lo mismo si no está segura de qué responder.
La revisión nunca ve quién es el paciente
El control trabaja solo con el texto del mensaje, sin nombre, RUT ni teléfono. Revisa lo que se dice, no a quién se le dice.

Mensaje recibido Paciente ••••

¿Tienen hora el jueves en la tarde para una limpieza?

Respuesta de Alma

Sí, tengo el jueves a las 16:00 con la Dra. Ruiz. ¿Te la reservo?

La hora está libre en la agenda
La profesional atiende limpiezas
Sin señales de urgencia

Revisada · se envía al paciente

Mensaje recibido Paciente ••••

Me sangra mucho la encía desde anoche y me duele harto.

Señal de urgencia · aviso inmediato a recepción

Cumplimiento legal

Diseñado conforme a la ley chilena desde el primer día. No es algo que se agregó después.

Ley 20.584 Retención de fichas clínicas

Cada registro clínico se conserva por 15 años y nunca se sobrescribe ni se borra. La retención está en la arquitectura, no en un procedimiento manual.

Ley 21.719 Protección de datos sensibles

Acceso por rol, cuentas individuales y auditoría de cada cambio sensible. Los datos de salud se tratan como lo que son: sensibles.

Onboarding asistido

No llega un sistema genérico armado igual para todos.

Durante el onboarding ajustamos ALMA a cómo tu equipo prefiere trabajar. Se configura contigo, no se te entrega y listo.

El orden de las pantallassegún el flujo real de tu recepción.
La pantalla de inicioqué se abre por defecto al iniciar sesión, por cada rol.
Los botones más usadosquedan donde tu equipo los busca.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan los dueños de clínicas.

¿Qué pasa si Alma no entiende un mensaje o no sabe la respuesta?

No inventa. Si un mensaje no está claro, Alma le pide al paciente que lo aclare. Si aun así no está segura, o la pregunta no está en la información de tu clínica, deriva la conversación a tu recepción para que una persona responda.

¿A quién le deriva las conversaciones?

A tu equipo de recepción, o a quien tú definas durante el onboarding. La persona recibe la conversación completa, así que no tiene que volver a preguntarle nada al paciente.

¿Qué pasa con una urgencia?

Si un paciente describe dolor intenso, sangrado u otra señal de urgencia, Alma deja de conversar y avisa a recepción de inmediato. Las urgencias siempre las atiende una persona.

¿Puedo estar tranquilo con lo que Alma responde?

Sí. Alma responde solo con la información real de tu clínica: agenda, servicios, precios y profesionales. Además, cada respuesta pasa por una revisión antes de enviarse. Si algo no calza, no sale. Y tu equipo puede ver todas las conversaciones cuando quiera.

¿Dónde quedan guardados los datos de mis pacientes?

En una base de datos en la nube, protegida y cifrada tanto al guardarse como al viajar por internet. No quedan en planillas sueltas ni en el teléfono de nadie.

¿Quién puede ver esa información?

Solo tu equipo, cada uno con su propia cuenta y según su rol: recepción, profesional o administración. Nadie ve más de lo que le corresponde, y cada cambio sensible queda registrado con quién lo hizo y cuándo.

¿Cumple con la ley chilena?

Sí. ALMA está diseñado conforme a la Ley 20.584, que exige conservar las fichas clínicas por 15 años sin borrarlas, y a la Ley 21.719 de protección de datos personales. Además, la revisión de respuestas trabaja con texto anonimizado, sin nombre, RUT ni teléfono del paciente.

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Mira a atendiendo una clínica como la tuya.

Cuéntanos sobre tu clínica y coordinamos una demostración de 30 minutos con tu equipo.

Sin compromisoDemo con datos reales de ejemploOnboarding asistido incluido

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